Loading...
HomeMy WebLinkAboutVail Symposium RFP12VAIL COMMISSION ON SPECIAL EVENTS 2012 EVENT FUNDING APPLICATION NAME OF EVENT: Living at Your Peak, An Interactive Health and Wellness Experience PROPOSED DATE(S): September 15 and 16th, 2012 AMOUNT OF CASH FUNDING REQUESTED: $50,000 PRODUCING ENTITY: Vail Symposium 1. President or Executive Director’s Name President/CEO: Alby Segall;  Executive Director Liana Moore; Chair of Board of Directors Jim Ruh  2. Name and Title of Person Completing the Application: Alby Segall  President/CEO  3. Business Address: Vail Symposium, P.O. BOX 3038, Vail, CO. 81658 4. Contact Info: • Telephone: 970‐476‐0954 / Fax: 970‐476‐0710  • E‐Mail Address: info@vailsymposium.org  5. Event and/o organization WEBSITE: www.vailsymposium.org  6. Number of years your organization has been in business: 40  7. Mission Statement: The Vail Symposium is a grassroots, non‐profit organization  that has been part of the life and history of Vail since 1971. Our mission is to provide  educational programs for the Vail Valley community that are thought‐provoking,  diverse and affordable. 8. Organization's tax status: • Non‐Profit (501C‐3)  • Does the Event benefit a charity? Yes, Vail Symposium.  EVENT DESCRIPTION: 1. Brief description of the event and its activities. The Living At Your Peak Summit will become a magnet for people across the United  States to build their knowledge and grow their personal awareness about taking the  healthy steps that leads to peak performance.  In the natural magnificence of Vail,  Colorado, understanding our inherent ability to reach peak performance in all levels  of life, will attract multitudes to learn from proven experts in the fields of fitness,  nutrition, psychology, and cutting edge research.   Combining intellectual  exploration and physical activity, with the awareness of self, The Vail Summit will  leave its mark on every participant. Nowhere other than Vail will this experience be  available.    Each session will have an interactive component to engage attendees beyond a  classroom environment.  Whether it’s being field tested by Lance Armstrong’s coach,  or reengaging in activities postponed through child rearing years, this event will  challenge each individual to pursue a higher level of performance in all aspects of  life.    Each participant will be surveyed in advance on issues important to him or her.   Categories will be established based on input to create a customized program.   Attendees will receive a recommended itinerary upon arrival. The participants may  choose tracks of learning based on their individual goals:  • Sports & Fitness  • Alternative Medicine  • Mental Health  • Family Health  o Women’s Health  o Children’s Health  o Relationships  o Nutrition  o Functional Medicine  Functional medicine is personalized medicine that focuses on  primary prevention and underlying causes instead of symptoms  for serious chronic disease.  o Mental Health – addiction, eating disorders, etc.  • Health & Wellness on the Cutting Edge – research and breakthroughs  o Stem Cell research  o Gene Therapy  • The Business and Politics of Health & Wellness  o Patient Advocacy  o US Healthcare System vs. other nations  Host hotels will be identified with one of the programmatic themes, and will host  group breakfasts for the hotel guests who want an informal dialogue with the  presenters.    While other conferences focus on how to set up a wellness program, The Vail  Summit delivers the content on what will help participants reach their peak  potential.    A very preliminary Summer Summit Schedule:  Day One:  Registration  Introduction Activity  Biofeedback appointments throughout the day  Activity block  Lunch by choice  Activity block  Panel discussions  Dinner   Keynote #1    Day Two:  Breakfast Roundtables  Two activity blocks  Lunch by choice with themed presentations  Two activity blocks  Individual evaluations throughout afternoon for personalized wellness  plans  Dinner  Keynote #2    Potential Programs and Speakers:  • Carmichael Training Systems – field test a select group by cycling up Vail  Mountain and then reviewing data and making recommendations  • Uta Pippig –Take The Magic Step ‐ helping people achieve a greater sense of  wellbeing through inspiration, education, and lifestyle changes—made one small  step at a time.  • Jim Loehr – Making of the Corporate Athlete – bringing mind, body and spirit to  peak condition by learning what world class athletes already know; recovering  energy is as important as expending it.  • Bahram Akradi – Lifetime Fitness – Going Out Of Your Comfort Zone –  introducing MyHealthCheck through demonstration to individuals and corporate  wellness program attendees.  • Colleen Reilly – Total Well‐Being – Implementing a strategic health initiative to  improve performance based results. (?)  • Coen Wijdicks– Steadman Phillipon Research Lab – interactive session at the Bio  Mechanics Lab to test people/athletes (golf, etc.) for their individual probability  of injury.  • J H Kan, Assistant Professor of Medicine at Brigham and Women’s at Harvard  Medical School ‐ How Exercise Keeps the Brain Fit  • Dr Candace Pert ‐ Ties emotions to science and health. Change Your Mind,  Change Your Life.  CD‐“Psychosomatic Wellness”  • Dr Herb Benson ‐ Benson Henry Institute for Mind/Body Medicine—Physiological  response to Meditation  • Dr David Simon ‐ Started Chopra Center with Deepak  Mind/Body Connection  • Peter Millett/Dr Jordan Metzl ‐ Keeping Kids in the Game to Reach their Potential  Safely  • Russell Greenfield ‐ Healthy Child/Whole Child  • Edward Hallowell: Author of Driven to Distraction—how people overcome disabilities to  reach a high level of performance  (i.e. Richard Branson has dyslexia    In addition to the Summer Summit, the Vail Symposium will use its existing program  schedule to support a twelve‐month dialogue on health and wellness. It is our  attention to make Vail the center of the country’s ongoing discussion on health,  wellness, living better and reaching peak performance. While the Summer Summit  will attract visitors from across the United States, they will remain connected  through the winter series and the online community.    The Winter Series  The Symposium will follow a format of a one and one‐half hour presentations  including thirty‐minute question and answer sessions focusing on the topics  established for the overall Health & Wellness program.  Each of the four  speakers in the Winter Series will be a star in his/her field.     The Online Community        Four professional writers from well‐known publications (e.g. Prevention  Magazine, O Magazine, New York Times), engaged by the Vail Symposium  will use the content of the Winter Series and the Summer Summit to  compose a scholarly examination of the presentations, and will examine  trends, measurable results and philosophical issues. The Vail Summit on  Health and Wellness will become a year‐round online community.     2. Where will the event be located within the Town of Vail? The event will be held at the Cascade Resort with participating hotels in Vail Village and  Lionshead.  3. Will any portion of the event take place outside of the Town of Vail? If yes, please explain. Physical activities may take place on the mountain and in venues outside the town of  Vail.  4. Will additional in kind services be required from the Town of Vail? If yes please explain, including a description of anticipated impacts on Town of Vail services: i.e. bus service, parking, traffic control, street closures, police services, etc. (The event promoter will be charged for all labor, materials and equipment unless such services are specifically exempted and approved as part of the Special Event Permit.) The Vail Symposium will expect cooperation from the Town of Vail by providing publicity  through its normal communication channels and signage throughout the town where  appropriate. We may need in kind assistance with transportation between venues. We  expect no additional in kind services and anticipate no negative impact on the normal  course of business.  5. Is this a new or existing event? If existing, please describe the location(s) of the event in previous years and the number of years it has been produced. This is a new event  6. People: Number of participants (athletes, artists, exhibitors, etc.) anticipated  We anticipate that 750 people will attend the Living at Your Peak Summit in the  summer with an additional 1000 people involved in the Winter Series and Online  Community. Our expectation is that in three years the Summer Summit  component will grow to 2500 attendees, the Winter Series will attract 1000  participants and the Online Community will grow to 10,000 members.  The Summer Summit will host a minimum of 18 additional speakers and  presenters.  Number of volunteers needed   The Vail Symposium will recruit, train and deploy 50 volunteers for the Summer  Summit. Our Board of Directors has already appointed two chairs of the event   (John and Jamie Stone), and we have to date engaged an additional 12 volunteers  in various capacities including planning, sponsorship acquisition, public relations,  speaker acquisition and financial oversight.   Number of event staff   The Vail Symposium staff of 2.5 FTE will be enhanced by the hire of an event  coordinator and an administrative assistant, bringing the total number of staff  involved in this event to 5  Total Number of spectators/attendees anticipated and estimate:  • 40% Local   • 40% In‐state (non‐local)   • 20% Out of State  7. Brief description of potential benefits to the Town of Vail, including an estimated# of incremental room nights and increased spending generated. Vail will become the center of health and wellness intellectual and physical activity in  the United States.     The Living at Your Peak Summit will produce 500 incremental room nights in the first  year with an estimated economic benefit to the town of Vail of $100,000.  8. What return on investment should the Town of Vail expect? There will be a direct return investment due to the increased incremental room nights  and economic benefit mentioned above. There will be no direct return on investment in  the form of dividend or equity.    Please attach a complete and detailed event budget, including anticipated revenues and  expenses.  Preliminary Budget: The budget for The Living at Your Peak Summit is in development; however, we  recognize the importance of providing a draft of expected revenues and expenses. This  is a first draft and filled with assumptions. In two months, a more detailed and exacting  budget will be presented.     Revenue  Presenting Sponsor $100,000   Seed funding from CSE $50,000   Individual Presentation Sponsors @ $2500 $12,500   Ticket sales 250 @ $500 average summer $125,000   Individual Presentation sales 500 @ $50 $25,000   Ticket sales 1000 @ $50 average winter $50,000   VSHW Merchandise (net) $10,000   Total cash revenue $372,500   In Kind $50,000   Total revenue $422,500   Expenses***  Speakers winter  series (4 @ $2500) $10,000   Speakers Benefits                   $25,000   AV and Tech including Internet $40,000   Publicity, Advertising, Promotion $60,000   Air and travel (winter and summer) $40,000   Venues $40,000   Production (Vail Symposium)  $125,000   Consultants fees $20,000   Total expenses $360,000   Cash Net $12,500     2. What % of the total event budget is the CSE being asked to fund? 13% in the start up year  3. Describe briefly how you will use the funds that you are requesting from the CSE. The $50,000 requested from CSE will be used to hire the event coordinator, secure  speakers and presenters, secure venues and secure additional financial sponsors.  4. Should the CSE decide not to support this event, will it still occur? Most likely we will continue but will need to modify our initial phase of work and production expectations. 5. What is the $ amount of sponsorships from alternative sources reflected in the event budget? $112,500  6. What % of the total event budget do you expect the event itself to generate? (i.e. ticket sales, merchandise, food and alcohol sales, etc.) 56%  7. If possible, would you intend to host the event in Vail beyond 2012? If yes, for how many years beyond 2012? The Vail Symposium is forty years old. We hope to host this event for at least another  forty years. 8. Do you anticipate requesting funding from the CSE next year? Yes. We expect to request funding for the next five years in 20% per year diminishing  amounts until we are self sufficient in year six.    If yes, given that the CSE encourages the development of additional sponsors in order  to leverage their own investments, and anticipates that as events become established  they will become less reliant on public funds, what %, if any, of the total event budget  do you anticipate requesting next year?  See above          ADDITIONAL REQUIRED ATTACHMENTS: 1. Explanation of how you will direct prospective attendees to book lodging within the Town of Vail and a description of how you will track the number of lodging nights generated. We will partner with the Vail valley Partnership to promote and manage the hotel  bookings. Each hotel will track the number of nights booked for the Summer Summit.  2. Marketing plan and detailed explanation of potential for sponsorships and media exposure. Publicity: The Vail Symposium has already secured media relationships with the Vail  Daily (Vail Valley), 5280 Magazine (largest magazine circulation in Colorado) and Rocky  Mountain Public Broadcasting System (coverage throughout the Front Range and Eagle  and Summit Counties. Each of these partnerships offers the Vail Symposium  tremendous penetration and messaging potential. In addition, we will be placing  advertisements in strategic periodicals and newspapers. There will be a significant  Internet and social media program designed and implemented by our communications  partner Communications Strategy Group in Denver. At this time we are planning to have  publicity in the following media outlets (this is by no means a comprehensive list):  Vail Calendar of Events  5280  Vail Daily  The Daily‐Weekly  Vail Inside/Out  SneakPeak – www.sneakpeakvail.com  www.destinovail.com (Spanish site)  Denver Post  Summit County publications  Medical Tourism Magazine  Experience Life (Lifetime fitness magazine)  NPR  CPR  RMPBS  New York Times  EnCompass – AAA Colorado Magazine  Newsletters  o Bachelor Gulch  o Arrowhead  o Cordillera  o Singletree  o Mountain Club  Promotion: The Living at Your Peak Summit will be featured at all Vail Symposium  events. We will also promote the event through our partner the Colorado Hospital  Association to their membership. We are negotiating individual hospital promotional  events through the CHA.    Advertising: We anticipate and have budgeted for purchasing advertising in national  newspapers and periodicals in communities where we hope to draw participants.  Public Relations: Communication Strategy Group (CSG) will arrange for presentations at  key events and meetings in the Vail Valley, Summit and Pitkin Counties and the Front  Range. We will be issuing press releases on speakers and event progress starting in the  spring of 2012. Our intention is to build a “buzz” around the Living at Your Peak event  and position it as the premier health and wellness event in the United States. Through  our relationship with the Young Presidents Organization, we will offer a customized  program to their membership and rely on their communication tools to disseminate that  information.    Corporate Sponsorship:  While we are continuing to secure corporate sponsorship at every level, the following  have been secured:  5280  Vail Daily  Colorado Hospital Association  Vail Athletic Club  Rocky Mountain PBS  Vail Valley Medical Center  Total Well Being  Carmichael Training Systems  The following companies are being approached:  Colorado Health Foundation  Target  Lifetime Fitness  Prevention Magazine  Giaim  Stoneyfield Yogurt  Livewell Colorado  State of Colorado  Southwest Airlines  Adidas  3. Previous year's event evaluation, including income and expense statement (if existing event) N/A  4. Past or projected demographics of event attendees and spending The Living at Your Peak Summit will attract high net worth individuals, finely tuned amateur athletes and C level corporate executives because they are most interested in themselves and their employees living better, living longer and reaching peak performance. We know that this group of attendees have disposable income and will engage in the  retail and commercial offerings of Vail.   5. Organization rosters naming: Board of Directors  Chairman: Jim Ruh  Treasurer: Allison S. Krausen    Jan Biegler  Pam Brandmeyer  Maureen Brooks  Glenn Davis  Carole M. Feistmann  Bob Holmes  Jay Huffard  Andy Kaufman  Rob LeVine  Don Rogers  Mary Rogers  Adam Sutner  Jamie Stone  John Stone