Loading...
HomeMy WebLinkAbout2014_08_07 Keen Vail Kids Adventure Race RFPTo w n  of  Va i l  |C o m m i s s i o n  on  Sp e c i a l  Ev e n t s  |F u n d i n g  Ap p l i c a t i o n  | 2014  20 1 4  KE E N  Va i l   Ki d s  Ad v e n t u r e  Ra c e • Na m e  of  Ev e n t :  KE E N  Va i l  Ki d s  Ad v e n t u r e  Race  • Pr o p o s e d  Da t e :  Au g u s t  7‐10 ,  20 1 4 • Am o u n t  of  Fu n d i n g  Re q u e s t e d :  $5 5 , 0 0 0   • Pr o d u c i n g  En t i t i e s : – Va i l  Re c r e a t i o n  Di s t r i c t   • Bu s i n e s s  Ad d r e s s :  70 0  S.  Fr o n t a g e  Ro a d  Ea s t ,  Vail, CO  81 6 5 7 • Es t a b l i s h e d :  19 9 3 • Ta x  St a t u s :  Go v e r n m e n t • ww w . v a i l r e c . c o m   • ww w . v a i l k i d s a d v e n t u r e r a c e . c o m   – Gr a n d  Tr a v e r s e  Ad v e n t u r e s ,  In c • Bu s i n e s s  Ad d r e s s :  50 4 7 ‐A Ut e  La n e ,  Va i l  CO  81657 • Es t a b l i s h e d :  20 0 4 • Ta x  St a t u s :  fo r  pr o f i t • FE I D :  20 ‐12 4 7 2 1 8   Ev e n t  Co n t a c t s • Ag e n t  Ap p l y i n g / E v e n t   Di r e c t o r :  Be t h  Pa p p a s ,  Va i l  Re c r e a t i o n  District  – Da y  Ph o n e :  97 0 . 4 7 9 . 2 2 8 0 – Ce l l  Ph o n e :  97 0 . 4 7 1 . 5 3 5 2 – Em a i l :  bp a p p a s @ v a i l r e c . c o m • Ra c e  Di r e c t o r :  Bi l l  Ma t t i s o n ,  Gr a n d  Tr a v e r s e  Ad v e n t u r e s   – Da y  ph o n e :  97 0 . 4 0 1 . 3 8 0 4 – Ev e n i n g  / Ce l l  ph o n e :  97 0 . 3 3 1 . 2 8 2 8   – E‐ma i l :  w. m a t t i s o n @ c o m c a s t . n e t    • Ra c e  Co o r d i n a t o r :  He l e n e  Ma t t i s o n – Ce l l  ph o n e :  97 0 . 4 0 1 . 3 8 0 4 – E‐ma i l :  h. m a t t i s o n @ c o m c a s t . n e t   • Mi s s i o n  St a t e m e n t :   – Va i l  Ki d s  Ad v e n t u r e  Ra c e  or g a n i z e r s  Bi l l y  an d  He l e n e  Ma t t i s o n ’ s m i s s i o n  is to  of f e r  an  ev e n t  th a t  is  a wo r l d ‐cl a s s ,  on e ‐of ‐a‐ki n d  ex p e r i e n c e  that promotes  ad v e n t u r e ,  re s p o n s i b i l i t y  an d  ac c o m p l i s h m e n t  fo r  it s  pa r t i c i p a n t s ,  while taking  gr e a t  ca r e  to  pr e s e r v e  th e  ri v e r b a n k s ,  tr a i l s  an d  pr e p a r a t i o n  areas of the  ev e n t .   – Th e  Va i l  Re c r e a t i o n  Di s tr i c t ’ s  mi s s i o n  is  to  of f e r  di v e r s e  an d  exceptional  re c r e a t i o n  op p o r t u n i t i e s  th a t  en h a n c e  th e  ph y s i c a l ,  so c i a l  and emotional well‐  be i n g  of  al l  it s  re s i d e n t s  an d  gu e s t s .   20 1 4  Pr e v i e w * • Th r e e  da y s  of  ra c i n g  to  ac c o m m o d a t e  mo r e   pa r t i c i p a n t s – Fr i d a y ,  Au g u s t  8,  20 1 4 .  Be g i n n e r  ra c e  fo r  ages 6‐9 – Sa t u r d a y ,  Au g u s t  9,  20 1 4 .  In t e r m e d i a t e  race for ages 6‐11 – Su n d a y ,  Au g u s t  10 ,  20 1 4 .  Ex p e r t  ra c e  fo r  ages 10‐14 • 60 %  in c r e a s e  in  pa r t i c i p a t i o n  ov e r  20 1 3 • Fa m i l y  co m p e t i t i o n   • Ex p o  an d  ad d i t i o n a l  ac t i v i t i e s   fo r  no n ‐ra c e r s   • Op t i o n a l  sk i l l s  cl i n i c s • Ex p a n d e d  sp e c t a t o r  gu i d e *D e p e n d e n t  on  fu n d i n g Ev e n t  De s c r i p t i o n 1. T h e  Ki d s  Ad v e n t u r e  Ra c e  is  a fa m i l y ‐fo c u s e d  mu l t i ‐sp o r t  ev e n t  for kids ages six  th r o u g h  14 .  Te a m s  of  tw o  ki d s  na v i g a t e  a se r i e s  of  ch a l l e n g e s  using a map to  ex p e r i e n c e  th e  th r i l l  of  ad v e n t u r e  ra c i n g  wh i l e  de v e l o p i n g  te a m w o r k  and  pr o b l e m  so l v i n g  sk i l l s .  Th e  ev e n t  in c l u d e s  a va r i e t y  of  ou t d o o r  sports and  ch a l l e n g es  in c l u d i n g  mo u n ta i n  bi k i n g ,  cl i m b i n g  wa l l ,  hi k i n g ,  tubing, a low  ro p e s  co u r s e ,  a zi p  li n e ,  Ta r z a n  ro p e ,  sl o p e ‐n‐sl i d e   an d  mo r e  (See Appendix A  fo r  20 1 3  ma p s ) . – Th e  ra c e  is    de s i g n e d  by  lo n g t i m e  lo c a l  an d  ad v e n t u r e  ra c e r  Bi l l y  Mattison, who  cr e a t e s    th e  co u r s e  to  em p h a s i z e  te a m w o r k ,  pr o b l e m  so l v i n g  an d  fun and the event is  or g a n i z e d  by  th e  Va i l  Re c r e a t i o n  Di s t r i c t   – Th e  mu l t i ‐da y  20 1 4  ev e n t  wi l l  in c l u d e  op t i o n a l  sk i l l s  cl i n i c s  for participants and  an c i l l a r y  ac t i v i t i e s  in  Va i l  Vi l l a g e  su c h  as  an  ev e n t  ex p o  in  Solaris both during  an d  be f o r e  th e  ra c e s . 2. E v e n t  Lo c a t i o n s : – Ra c e  St a r t / F i n i s h / T r a n s i t i o n  – M o u n t a i n  Pl a z a / G o n d o l a  On e  Ba s e – Ra c e  Co u r s e  –V a i l  Mo u n t a i n ,  To w n  of  Va i l – Re g i s t r a t i o n  –K i d S P O R T ,  Va i l  Vi l l a g e – Cl i n i c s  –V a i l  Vi l l a g e ,  Go l d e n  Pe a k ,  Fo r d  Pa r k – Ex p o  Ar e a  –S o l a r i s  Pl a z a s ,  Va i l  Vi l l a g e – Fa m i l y    Co m p e t i t i o n  (T B D )  – L i o n s h e a d ,  Va i l  Mo u n t a i n   3. N o  po r t i o n  of  th e  ev e n t  wi l l  ta k e  pl a c e  ou t s i d e  of  Va i l .   4. I n ‐ki n d  su p p o r t  re q u e s t e d : – Po t e n t i a l  to  cl o s e  Me a d o w  Dr .  an d  re r o u t e  in ‐to w n  bu s e s  du r i n g  clinics and expo @  So l a r i s  to  ad d r e s s  sa f e t y  co n c e r n s – Po t e n t i a l  to  re r o u t e  bi k e  pa t h  @ Mo u n t a i n  Pl a z a  du r i n g  ra c e    to  address safety and  co n g e s t i o n 5. T h i s  is  an  ex i s t i n g  ev e n t  th a t  be g a n  in  20 1 0 .   Ev e n t  De s c r i p t i o n   6. A n t i c i p a t e d   Pa r t i c i p a n t s / S p e c t a t o r s : – Nu m b e r  of  an t i c i p a t e d  pa r t i c i p a n t s • Ra c e  –U p  to  75 0 • Cl i n i c s  –U p  to  40 0 – Nu m b e r  of  vo l u n t e e r s  ne e d e d  : 30 0 ‐35 0 – Nu m b e r  of  ev e n t  st a f f  : 35 – Nu m b e r  of  an t i c i p a t e d  to t a l  at t e n d a n c e  : 7,500 – An t i c i p a t e d  ge o g r a p h i c  br e a k d o w n  of  pa r t i c i p a n t s   • Lo c a l  (V a i l  Va l l e y )  ‐   50 %   • De n v e r  an d  Su r r o u n d i n g  Ar e a s  ‐   30 %   • Ou t  of  St a t e ‐  15 %   • In t e r n a t i o n a l  –5 % To w n  of  Va i l  Be n e f i t s 7. P o t e n t i a l  Be n e f i t s  to  th e  To w n  of  Va i l * – Es t i m a t e d  in c r e m e n t a l  ro o m  ni g h t s  – 1 , 0 2 4 • 13 5 %  in c r e a s e  ov e r  20 1 3 – Es t i m a t e d  in c r e m e n t a l  sp e n d i n g  ‐ $1 , 3 0 4 , 2 0 0 • 68 %  in c r e a s e  ov e r  20 1 3 – Es t i m a t e d  RO I  –1 : 1 • Al t h o u g h  th e  in c r e a s e d  pa r t i c i p a t i o n  wi l l  in c r e a s e  spending and  lo d g i n g  ni g h t s  dr a m a t i c a l l y ,  be c a u s e  we  ar e  in c r e a s i n g  our  fu n d i n g  re q u e s t ,  we  fe e l  th e  RO I  wi l l  be  ab o u t  even in 2014. – Th e  ev e n t  ad d s  vi t a l i t y  to  th e  Va i l  ex p e r i e n c e  an d  enhances the  se n s e  of  co m m u n i t y  by  pr o v i d i n g  lo c a l s  an d  vi s i t o r s  with an  op p o r t u n i t y  to  br i n g  th e i r  fa m i l i e s  to  Va i l  fo r  ad v e n t u r e  and fun,  wh i l e  sp e n d i n g  mo n e y  on  re t a i l ,  di n i n g  an d  ac t i v i t i e s .   – Ep i t o m i z e s  Va i l ’ s  fo c u s  on  He a l t h  an d  We l l  Be i n g . – Ad d s  a fa m i l y ‐fr i e n d l y  el e m e n t to  th e  Va i l ’ s  su m m e r  calendar,  so m e t h i n g  th a t  VL M D A C  in t e r c e p t  su r v e y  re s u l t s  indicate is of  im p o r t a n c e  to  ou r  vi s i t o r s .   – Un i q u e n e s s  of  ev e n t  al i g n s  wi t h  Va i l ’ s  “L i k e  No t h i n g  On Earth”  br a n d  an d  di f f e r e n t i a t e s  Va i l  fr o m  it s  co m p e t i t i o n  within both th e  fa m i l y  tr a v e l  ma r k e t  an d  th e  re c r e a t i o n a l  competition  au d i e n c e . *S e e  Ap p e n d i x  B fo r  RO I  an d  sp e n d i n g  as s u m p t i o n s 20 1 4  Pr o p o s e d  Bu d g e t Bu d g e t 2. T h e  CS E  is  be i n g  as k e d  to  fu n d  ap p r o x i m a t e l y  49 %  of  th e  to t a l  event budget 3. C S E  fu n d i n g  wi l l  be  us e d  as  fo l l o w s : – $1 7 , 0 0 0    – A d v e r t i s i n g  (R e g i o n a l  an d  Na t i o n a l ) – $4 , 0 0 0  –I m p r o v e d  in ‐to w n  si g n a g e – $1 0 , 0 0 0  – A d d i t i o n a l  ra c e  su p p l i e s  (h a r n e s s e s ) – $7 , 0 0 0  –E x p o ,  ad d i t i o n a l  pa r t i c i p a n t  ac t i v i t i e s   – $1 7 , 0 0 0    –E v e n t  St a f f 4. S h o u l d  th e  CS E  de c i d e  no t  to  fu n d  th e  ev e n t ,  it  wi l l  st i l l  ha p p e n  in 2014 but we  wi l l  on l y  do  a tw o ‐da y  ra c e  an d  sk i l l s  cl i n i c s ,  po t e n t i a l l y  om i t  the Expo at Solaris  an d  wi l l  sc a l e  ba c k  ou r  ad v e r t i s i n g  pl a n . 5. S p o n s o r s h i p s   an d  sp e c t a t o r  gu i d e  ad s  ac c o u n t  fo r  $1 0 , 0 0 0  ca s h  and $30,000 in‐ ki n d  in  th e  cu r r en t ev e n t  bu d g e t . 6. W e  es t i m a t e  th e  ev e n t  wi l l  ge n e r a t e  ap p r o x i m a t e l y  42 %  of  th e  budget through  ra c e  an d  cl i n i c  fe e s 7. W e  in t e n d  to  ho s t  th e  Va i l  Ki d s  Ad v e n t u r e  Ra c e  in  Va i l  fo r  ye a r s  to come with the  go a l  th a t  th e  ev e n t  be c o m e s  a de s t i n a t i o n  fo r  ac t i v e  fa m i l i e s  living in and visiting  Co l o r a do .   8. W e  do  an t i c i p a t e  as k i n g  fo r  CS E  fu n d i n g  ne x t  ye a r  wi t h  th e  goal to decrease the  pe r c e n t a g e  of  CS E  su p p o r t  ye a r  ov e r  ye a r  wi t h  th e  ev e n t  be c o m i n g  more  se l f ‐su s t a i n i n g   in  th e  ne x t  fi v e  ye a r s  th r o u g h  an  in c r e a s e  in  sp o n s o r  support. – Wh i l e  th e  go a l  is  fo r  th e  KA R  to  be  se l f  su s t a i n i n g ,  th e  ra p i d  gr o w t h  of the race requires a  gr e a t e r  re l i a n c e  on  CS E  fu n d i n g  fo r  20 1 4 .   – Th e  ev e n t  co n t i n u e s  to  dr a w  in t e r e s t  fr o m  po t e n t i a l  sp o n s o r s ,  ho w e v e r  we  ar e  no t  ye t  ab l e  to  fu n d  it  wi t h  en t r i e s  an d  sp o n s o r  co n t r i b u t i o n s  alone.   Ma r k e t i n g   1. P r o p o s e d  Ma r k e t i n g  Pl a n – Cu l t i v a t e  na t i o n a l  me d i a  pa r t n e r s – Ta r g e t e d  na t i o n a l  em a i l  ca m p a i g n  wi t h  KE E N ,  Va i l  Re s o r t s  an d  other event partners – Fr o n t  Ra n g e ,  Re g i o n a l  ad v e r t i s i n g • 52 8 0 ,  Co m p e t i t o r ,  El e v a t i o n  Ou t d o o r s   • Fr o n t  Ra n g e  ne w s p a p e r s • Fa m i l y  tr a v e l  we b s i t e s   – Lo c a l   • Th e  Pa r e n t s  Ha n d b o o k  wi n t e r  an d  su m m e r  20 1 3 • Va i l  Da i l y ,  KZ Y R 2. P o t e n t i a l  Sp o n s o r s h i p s / M e d i a  Ex p o s u r e   – We  ar e  in  th e  pr o c e s s  of  re n e w i n g  20 1 3  sp o n s o r s  an d  we  wi l l  continue to seek out  ne w  pa r t n e r s h i p s  wi t h  bo t h  na t i o n a l  br a n d s  an d  lo c a l  bu s i n e s s e s  to create a  se l f ‐su s t a i n i n g  ev e n t    th r o u g h  ca s h  an d  in ‐ki n d  su p p o r t – We  wi l l  co n t i n u e  ta r g e t e d  PR  in i t i a t i v e s  to  ga i n  mo r e  ed i t o r i a l  coverage, driving  in c r e a s e d  pa r t i c i p a t i o n  in  th e  ev e n t  an d  br a n d  aw a r e n e s s  fo r  Vail as a whole  – Wo r k  wi t h  VL M D A C  to  le v e r a g e  PR  ef f o r t s  an d  ed i t o r i a l  co v e r a g e 3. M a r k e t i n g  Su p p o r t  Re q u e s t e d – In c l u s i o n  in  re l e v a n t  VL M D A C  ma r k e t i n g  co l l a t e r a l ,  pr e s s  re l e a s e s  and event calendars 4. M a r k e t i n g / P R  Co n t a c t  –J a m i e  Gu n i o n ,  VR D  Ma r k e t i n g  Di r e c t o r – 97 0 . 4 7 9 . 2 4 4 6 – jg u n i o n @ v a i l r e c . c o m Ad d i t i o n a l  Re q u i r e m e n t s 1. R e f e r e n c e s  –N / A 2. L o d g i n g  Di r e c t i o n / T r a c k i n g   – We  wi l l  wo r k  wi t h  lo d g i n g  pa r t n e r s  wi t h i n  th e  to w n  to  create event‐ sp e c i f i c  lo d g i n g  pa c k a g e s  an d  sp e c i a l s .  Th e s e  wi l l  be  promoted to  pa r t i c i p a n t s  in  ad v e r t i s i n g ,  re g i s t r a t i o n  co n f i r m a t i o n  emails and online  at  ww w . v a i l r e c . c o m an d  ww w . v a i l k i d s a d v e n t u r e r a c e . c o m .   – We  wi l l  tr a c k  th e  nu m b e r  of  lo d g i n g  ni g h t s  th r o u g h  gr o u p  codes, click‐ th r u s a n d  a po s t  ev e n t  su r v e y . 3. 2 0 1 3  Ev e n t  Ev a l u a t i o n / R e c a p  –A t t a c h e d 4. P a s t  De m o g r a p h i c s  –S e e  Ap p e n d i x  C  5. O r g a n i z a t i o n  Ro s t e r  ‐ – Va i l  Re c r e a t i o n  Di s t r i c t • Mi k e  Or t i z ,  Ex e c u t i v e  Di r e c t o r • Ja m i e  Gu n i o n ,  Ma r k e t i n g  Di r e c t o r • Jo e l  Ra b i n o w i t z ,  Sp o r t s  Di r e c t o r • Be t h  Pa p p a s ,  Sp o r t s  Ev e n t  & Sp o n s o r s h i p  Ma n a g e r – VR D  Bo a r d  of  Di r e c t o r s • Jo e  Ha n l o n ,  Ch a i r • Ri c k  Sa c k b a u e r • Je f f  Wi l e s • Ke n  Wi l s o n • Bi l l y  Su a r e z – Gr a n d  Tr a v e r s e  Ad v e n t u r e s • Wi l l i a m  Ma t t i s o n ,  Pr i n c i p l e • He l e n e  Ma t t i s o n ,  Pr i n c i p l e Ap p e n d i x  A:   20 1 3  Ma p Ap p e n d i x  B:   RO I  As s u m p t i o n s * • Of  th e  an t i c i p a t e d  75 0  pa r t i c i p a n t s ,  35 %  wi l l  stay in paid  lo d g i n g  wi t h i n  Va i l . – 24 %  st a y e d  in  pa i d  lo d g i n g  in  20 1 3 – As s u m e s  15 %  of  de s t i n a t i o n  pa r t i c i p a n t s  wi l l  st a y  with friends,  ca m p  or  ha v e  se c o n d  ho m e s  in  th e  ar e a   • Av e r a g e  am o u n t  sp e n t  on  lo d g i n g / d a y  in  20 1 3 :  $175.  • Th e y  wi l l  st a y  an  av e r a g e  of  3. 9  ni g h t s . • Ea c h  pa r t i c i p a n t  co m e s  wi t h  4 ot h e r  pe o p l e  on average. • Av e r a g e  da i l y  sp e n d i n g  on  sh o p p i n g ,  di n i n g  and other  ac t i v i t i e s  pe r  pe r s o n  fo r  20 1 3  ev e n t :  $1 2 5 . *B a s e d  on  20 1 3  po s t ‐ev e n t  su r v e y . Ap p e n d i x  C:  20 1 3   Pa r t i c i p a n t  De m o g r a p h i c s * • Ge o g r a p h i c  Br e a k d o w n  of  Pa r t i c i p a n t s : • Lo c a l  (V a i l  Va l l e y ) :  51 % • De n v e r  an d  Su r r o u n d i n g  Ar e a s :  36 % • Ou t  of  St a t e :  11 % • In t e r n a t i o n a l :  2% • Ho u s e h o l d  In c o m e : – Un d e r  $2 5 , 0 0 0 0 3 . 1 % – $2 5 , 0 0 0  to  $4 9 , 0 0 0 3 . 1 % – $5 0 , 0 0 0  to  $7 4 , 9 9 9 9 . 4 % – $7 5 , 0 0 0  to  $9 9 , 9 9 9 2 5 . 0 % – $1 0 0 , 0 0 0  to  $1 4 9 , 9 9 9 2 1 . 9 % – $1 5 0 , 0 0 0  to  $1 9 9 , 9 9 9 1 5 . 6 % – $2 0 0 , 0 0 0  to  $2 4 9 , 9 9 9 9 . 4 % – Ov e r  $2 5 0 , 0 0 0 15 . 6 % • Lo d g i n g / S p e n d i n g : – % of  at t e n d e e s  st a y e d  in  To w n  of  Va i l :  24 % – Av e r a g e  am o u n t  sp e n t  on  lo d g i n g / d a y :  $1 7 5 – Av e r a g e  ni g h t s  st a y e d  fo r  ou t  of  to w n  pa r t i c i p a n t s :  3. 9 – Es t i m a t e d  ro o m  ni g h t s  bo o k e d  du e  to  ev e n t  as s o c i a t i o n :  434 – Di n i n g ,  Sh o p p i n g  & Ot h e r  En t e r t a i n m e n t :  $1 2 5 / p e r s o n / d a y   *B a s e d  on  20 1 3  po s t ‐ev e n t  su r v e y  an d  re g i s t r a t i o n  in f o r m a t i o n  . Th a n k  Yo u ,  CS E !  Yo u r  co n t i n u e d   su p p o r t  is  th e  re a s o n  th i s  ev e n t    ha s  se e n  su c h  tr e m e n d o u s   su c c e s s  ov e r  th e  pa s t  fo u r  ye a r s ! Ev e n t  Re c a p :  20 1 3  KE E N  Va i l  Ki d s  Ad v e n t u r e  Ra c e Co m m i s s i o n o n S p e c i a l E v e n t s Oc t o b e r 2 , 2 0 1 3 Photo by Jack Affleck KE E N  Va i l  Ki d s  Ad v e n t u r e  Ra c e :  Au g u s t  8‐11 ,  20 1 3   Va i l R e c r e a t i o n D i s t r i c t & G r a n d T r a v e r s e A d v e n t u r e s 2 To w n  of  Va i l    |   CS E    |   10 / 2 / 1 3 Be t h  Pa p p a s Va i l  Re c r e a t i o n  Di s t r i c t ,  Ev e n t  Ma n a g e r   Of f i c e :  97 0 ‐47 9 ‐22 8 0 Mo b i l e :  97 0 ‐47 1 ‐53 5 2 bp a p p a s @ v a i l r e c . c o m Va i l  Br a n d  Co m p a t i b i l i t y “P r e m i e r I n t e r n a t i o n a l M o u n t a i n R e s o r t C o m m u n i t y ” 3 To w n  of  Va i l    |   CS E    |   10 / 2 / 1 3 St a n d a r d  of  ex c e l l e n c e  me t  by :   • Un i q u e n e s s  of  th i s  ev e n t  al i g n s  wi t h   Va i l ’ s  “L i k e  No t h i n g  On  Ea r t h ”  br a n d • Ma r q u e e  su m m e r  ev e n t  fo r  ac t i v e   fa m i l i e s  li v i n g  in  an d  vi s i t i n g  Co l o r a d o   • Ep i t o m i z e s  Va i l ’ s  fo c u s  on  He a l t h ,   We l l n e s s  an d  Fa m i l y  Ac t i v i t i e s   • Co n t r i b u t e s  to  Va i l ’ s  se n s e  of   co m m u n i t y   • In c r e a s i n g l y  a de s t i n a t i o n  ev e n t   dr a w i n g  ou t ‐of ‐to wn  pa r t i c i p a ti o n ,   ov e r n i g h t  st a y s  an d  an c i l l a r y  sp e n d i n g   Ev e n t  St r e n g t h s  & We a k n e s s e s 4 To w n  of  Va i l    |   CS E    |   10 / 2 / 1 3 20 1 3  Hi g h l i g h t s : • 10 0 %  in c r e a s e  in  ra c e  pa r t i c i p a t i o n  ov e r  20 1 2 • 74 %  in c r e a s e  in  de s t i n a t i o n  pa r t i c i p a t i o n  ov e r  20 1 2 • 88 %  in c r e a s e  pa r t i c i p a n t s  st a y i n g  in  pa i d  lo d g i n g  in  Va i l • 11 9 %  in c r e a s e  in  to t a l  ro o m  ni g h t s   • 18 %  in c r e a s e  in  th e  av e r a g e  le n g t h  of  st a y  in  Va i l   • 10 3 %  in c r e a s e  in  in c r e m e n t a l  sp e n d i n g  ge n e r a t e d Ev e n t  St r e n g t h s  & We a k n e s s e s 5 To w n  of  Va i l    |   CS E    |   10 / 2 / 1 3 Ex c e e d e d E x p e c t a t i o n s : • Pr e v i o u s  su c c e s s f u l  ev e n t s  in c r e a s e d  wo r d ‐of ‐mo u t h  pr o m o t i o n  re s u l t i n g  in sold‐ ou t  co m p e t i t i o n  fo r  th e  fo u r t h  ye a r  in  a ro w • Ex p a n d e d  re g i o n a l  an d  na t i o n a l  ma r k e t i n g  & pu b l i c  re l a t i o n s  ef f o r t s  dr a m a t i c a l l y   in c r e a s e d  th e  pe r c e n t a g e  of  de s t i n a t i o n  pa r t i c i p a n t s  an d  ex t e n d e d  av e r a g e  length  of  st a y s   • 4‐da y  ev e n t  al l o w e d  fo r  ad d i t i o n a l  an c i l l a r y  ev e n t s  fo r  no n ‐co m p e t i t o r s  an d   ex p a n d e d  ev e n t  fo o t p r i n t  to  mu l t i p l e  lo c a t i o n s  wi t h i n  Va i l • 2 da y s  of  co m p e t i t i o n  in c r e a s e d  pa r t i c i p a t i o n  nu m b e r s  by  10 0 % • Lo n g e r  co u r s e  fo r  ol d e r  ag e  gr o u p s  sh o w c a s e d  mo r e  of  Va i l   • In c r e a s e d  ag e  li m i t  in c r e a s e d  pa r t i c i p a t i o n • Ex p a n d e d  sk i l l s  cl i n i c s • Tw o  da y s  of  op t i o n a l  sk i l l s  cl i n i c s  ac c o m m o d a t e d  mo r e  pa r t i c i p a n t s • 2‐da y  in te r a c t i v e  ex po  at  So l a r i s  in c r e a s e d  tr a f f i c  to  th e  ar e a  an d  pr o m o t e d  event  aw a r e n e s s  wi t h i n  Vi l l a g e   • Pr i n t e d  sp e c t a t o r  gu i d e  in c l u d e d  ev e n t  in f o  an d  fa m i l y ‐fr i e n d l y  di n n i n g ,  sh o p p i n g   an d  ac t i v i t i e s  gu i d e   • Ex c e p t i o n a l  ev e n t  st a f f  ac t e d  as  am b a s s a d o r s  fo r  Va i l  an d  en h a n c e d  th e i r  overall  im p r e s s i o n  of  co m m u n i t y Ev e n t  St r e n g t h s  & We a k n e s s e s 6 To w n  of  Va i l    |   CS E    |   10 / 2 / 1 3 Me a s u r e s  th a t  co u l d  be  ta k e n  fo r  ev e n t  im p r o v e m e n t : • Im p r o v e d  ev e n t  si g n a g e  to  im p r o v e  tr a f f i c  fl o w  an d  aw a r e n e s s • Mo r e  ac t i v i t i e s  at  ex p o  an d  du r i n g  ev e n t  to  en g a g e  no n ‐co m p e t i t o r s • As  de s t i n a t i o n  pa r t i c i p a t i o n  in c r e a s e s ,  co m m u n i c a t i o n ,  pl a n n i n g  an d  eq u i p m e n t   re q u i r e m e n t s  ne e d  to  ev o l v e • i. e .  ne e d  mo r e  cl i m b i n g  ha r n e s s e s  as  ti m e  on  co u r s e  in c r e a s e s • In c r e a s e d  pa r t i c i p a n t  nu m b e r s  re q u i r e  ad d i t i o n a l  re s o u r c e s  on  co u r s e • i. e .  ad d i t i o n a l  ob sta c l e s  to  av o i d  le n g t h y  ba c k u p s • Al t e r n a t i v e  lo c a t i o n  op t i o n s  fo r  in c l e m e n t  we a t h e r • Pu r s u e  na t i o n a l  me d i a  pa r t n e r s h i p s  to  co n t i n u e  de s t i n a t i o n  pa r t i c i p a t i o n  gr o w t h Co m p a r i s o n  to  pa s t  ye a r s : • 10 0 %  in c r e a s e  in  ra c e  pa r t i c i p a t i o n  ov e r  20 1 2 • 33 0 %  in c r e a s e  in  ra c e  pa r t i c i p a t i o n  si n c e  in a u g u r a l  ev e n t  in  20 1 0 • 15 6 %  in c r e a s e  in  ov e r a l l  at t e n d a n c e  ov e r  20 1 2 • 16 0 5 %  in c r e a s e  in  ov e r a l l  at t e n d a n c e  si n c e  20 1 0 Ev e n t  Bu d g e t 7 To w n  of  Va i l    |   CS E    |   10 / 2 / 1 3 • To t a l  ev e n t  bu d g e t :  $7 0 , 5 0 5 • CS E  fu n d s :  $2 5 , 0 0 0 • Pr o f i t  an d  lo s s :  $0 • Fu n d i n g  ut i l i z a t i o n :  Ma r k e t i n g  ($ 1 0 K )   Va i l ‐th e m e d  Ph o t o  Bo o t h  & Ex p o  ($ 5 K ) Sp e c t a t o r  Gu i d e  ($ 4 K ) Sp e c i a l t y  Sa f e t y  St a f f  ($ 6 K ) • In ‐ki n d  sp o n s o r s h i p :  $2 2 , 3 5 0 • Ca s h  sp o n s o r s h i p :  $6 , 7 0 0 * Se e  Ap p e n d i x  A fo r  bu d g e t  de t a i l Es t i m a t e d  Re s u l t s * At t e n d a n c e N u m b e r s 8 To w n  of  Va i l    |   CS E    |   10 / 2 / 1 3 * Ba s e d  on  su r v e y  re s u l t s  an d  re g i s t r a t i o n  in f o r m a t i o n . • To t a l  Es t i m a t e d  at t e n d a n c e :  6, 8 2 0 • 23 2  Te a m s   • 46 4  Pa r t i c i p a n t s   • 1, 8 5 6  Fa m i l y  Me m b e r s   • 2, 5 0 0  Ad d i t i o n a l  Sp e c t a t o r s • 2, 0 0 0  ex p o  pa r t i c i p a n t s   • 15 6 %  in c r e a s e  ov e r  20 1 2   • % of  pe o p l e  in  Va i l  sp e c i f i c a l l y  fo r  ev e n t :  40 %   • % of  pe o p l e  at t e n d e d  pr e v i o u s  ye a r s :  60 % Es t i m a t e d  Re s u l t s * De m o g r a p h i c P r o f i l e 9 To w n  of  Va i l    |   CS E    |   10 / 2 / 1 3 Ge o g r a p h i c  Br e a k d o w n  of  Pa r t i c i p a n t s : • Lo c a l  (V a i l  Va l l e y ) :  51 % • De n v e r  an d  Su r r o u n d i n g  Ar e a s :  36 % • Ou t  of  St a t e :  11 % • In t e r n a t i o n a l :  2% • 74 %  in c r e a s e  in  de s t i n a t i o n  pa r t i c i p a n t s   ov e r  20 1 2 Av e r a g e  in c o m e  br a c k e t  of  at t e n d e e s : * Ba s e d  on  su r v e y  re s u l t s   an d  re g i s t r a t i o n  information. Es t i m a t e d  Re s u l t s * Ev e n t A t t e n d e e E s t i m a t e d S p e n d i n g 10 To w n  of  Va i l    |   CS E    |   10 / 2 / 1 3 Lo d g i n g : • % at t e n d e e s  st a y e d  in  To w n  of  Va i l :  24 % • Av e r a g e  am o u n t  sp e n t  on  lo d g i n g / d a y :  $1 7 5 • Av e r a g e  ni g h t s  st a y e d  fo r  ou t  of  to w n  pa r t i c i p a n t s :  3. 9 • Av e r a g e  le n g t h  of  st a y  in c r e a s e d  18 %  ov e r  20 1 2 • Es t i m a t e d  ro o m  ni g h t s  bo o k e d  du e  to  ev e n t  as s o c i a t i o n :  43 4 • Lo d g i n g  ca l l  to  ac t i o n :  ww w . v a i l k i d s a d v e n t u r e r a c e . c o m di r e c t e d  pa r t i c i p a n t s   to  th r e e  ke y  lo d g i n g  pa r t n e r s • So n n e n a l p R e s o r t  of  Va i l • Va i l  Ma r r i o t t  Mo u n t a i n  Re s o r t • Ev e r g r e e n  Lo d g e   Di n i n g ,  Sh o p p i n g  & Ot h e r  Ac t i v i t i e s :   • $1 2 5 / p e r s o n / d a y * Ba s e d  on  su r v e y  re s u l t s .   Es t i m a t e d  Re t u r n  on  In v e s t m e n t  (R O I ) * 11 To w n  of  Va i l    |   CS E  |   10 / 2 / 1 3 Ad d i t i o n a l  To w n  of  Va i l  sp e n d i n g  ev e n t  ge n e r a t e d : $7 7 1 , 9 5 0 • 10 3 %  in c r e a s e  ov e r  20 1 2 Ra t i o  of  in c r e a s e d  re v e n u e  to  am o u n t  of  fu n d i n g  re c e i v e d :  1. 2 5  to  1 Sa l e s  ta x  re v e n u e  ge n e r a t e d  by  ev e n t  an d  ac c r u e d  to  To w n  of  Va i l in c l u d i n g  sa l e s  an d  lo d g i n g  ta x : * *  $3 1 , 9 4 1 * Ba s e d  on  su r v e y  re s u l t s . **  Th e  TO V  co l l e c t s  4%  sa l e s  ta x  wi t h  th e  ex c e p t i o n  of  sh o r t ‐te r m  lo d g i n g  wh i c h  co l l e c t s  5. 4 %  af t e r   th e  ad d i t i o n  of  a1 . 4 %  lo c a l  ma r k e t i n g  di s t r i c t  ta x .   Vi s i t o r  In t e n t  to  Re t u r n * 12 To w n  of  Va i l    |   CS E    |   10 / 2 / 1 3 Sa t i s f a c t i o n  ra t i n g s : • 97 %  of  su r v e y  re s p o n d e n t s  sa i d  th e y   wo u l d  re c o m m e n d  th e  Va i l  KE E N  Ki d s   Ad v e n t u r e  Ra c e  to  a fr i e n d • 95 %  of  su r v e y  re s p o n d e n t s  sa i d  th e i r   ch i l d  pl a n s  on  pa r t i c i p a t i n g  in  20 1 4 • Th e  5%  wh o  re s p o n d e d  “n o ”  sa i d   th e i r  ch i l d r e n  wo u l d  be  to o  ol d   ne x t  ye a r  or  th e y  al r e a d y  ha v e   ot h e r  co m m i t m e n t s * Ba s e d  on  su r v e y  re s u l t s . To p l i n e  Ma r k e t i n g  Ef f o r t s 13 To w n  of  Va i l    |   CS E  |   10 / 2 / 1 3 • Re g i o n a l  Pr i n t / O n l i n e  Ad v e r t i s i n g • 52 8 0 • Co m p e t i t o r • El e v a t i o n  Ou t d o o r s • Th e  Pa r e n t s  Ha n d b o o k • Th e  Va i l  Da i l y • Sn e a k  Pe a k • Lo c a l  Ra d i o  Ad v e r t i s i n g • KZ Y R • KS K E • Lo c a l  Te l e v i s i o n • TV 8  Va i l • Em a i l  Bl a s t s • Da t a b a s e  = 2, 9 0 0  qu a l i f i e d  em a i l s • On s i t e  Ev e n t  Pr o m o t i o n  wi t h  Co m p e t i t o r  Ma g a z i n e   • Bo l d e r  Bo u l d e r • Ch e r r y  Cr e e k  Sn e a k • Pr e s s  Re l e a s e s  & Pu b l i c  Re l a t i o n s  Ef f o r t s • So c i a l  Ne t w o r k i n g  Si t e s • Fa c e b o o k • Tw i t t e r • Th e  Pa r e n t s  Ha n d b o o k  Bl o g • We s t w o r d • De n v e r  Po s t • Wh a t  To  Do  Va i l • Au r o r a  Se n t i n e l • Bu c k l e y  Gu a r d i a n • Go  Pr o  MT N  Ga m e s  Gu i d e • Yo u T u b e • Va i l . n e t Co m m u n i t y  Co n t r i b u t i o n 14 To w n  of  Va i l    |   CS E  |   10 / 2 / 1 3 “W e  ha d  an  AM A Z I N G  ti m e .  My  ch i l d  pe r s e v e r e d  in  th e  ro c k  cl i m b i n g   wa l l  an d  ne v e r  ga v e  up .  Th i s  br o u g h t  ch e e r s  an d  te a r s  to  ou r  ey e s .  Hi s   te a m  wo n  a th i r d  pl a c e  me d a l  an d  my  so n  is  us e d  to  no t  wi n n i n g   me d a l s ,  so  th i s  wa s  tr u l y  hi s  pr o u d e s t  mo m e n t .  Th e  sm i l e  on  hi s  fac e  wi l l   li v e wi t h  me  fo r e v e r .  Th a n k  yo u ,  th a n k  yo u ,  th a n k  yo u ! ” ‐ 20 1 3  KA R  Pa r e n t   “W a t c h i n g  th o s e  ki d s  ru n  th e  race and feel  a se n s e  of  ac c o m p l i s h m e n t  while also  ha v i n g  fu n  wa s  aw e s o m e !    And then  li s t e n i n g  to  th e  pa r e n t s  ta l k  amongst  th e m s e l v e s  wi t h  pr i d e  ab o u t  their kids  ac c o m p l i s h m e n t s  wa s  al s o  really  rew a r d i n g .    Yo u  ha v e  cr e a t e d  an awesome  ev e n t  th a t  ge t s  be t t e r  ye a r  after year” ‐ 20 1 3  KA R  Vo l u n t e e r Su s t a i n a b i l i t y  Ef f o r t s Gr e e n M e a s u r e s 15 To w n  of  Va i l    |   CS E  |   10 / 2 / 1 3 • Re c y c l i n g  at  ex p o ,  ra c e  & af t e r  pa r t y   • Pa r t i c i p a n t s  re f i l l  re u s a b l e  wa t e r  bo t t l e s • Ti t l e  sp o n s o r ,  KE E N  Fo o t w e a r ,  br o u g h t   th e i r  en v i r o n m e n t a l  me s s a g e  to  th e   ev e n t  by  aw a r d i n g  th e  te a m s  th a t  to o k   th e  ti m e  to  re s p e c t  th e  en v i r o n m e n t   wh i l e  th e y  ra c e d  an d  co l l e c t e d  th e  mo s t   tr a s h  al o n g  th e  ra c e  co u r s e • Sp e c t a t o r  gu i d e  pr i n t e d  on  re c y c l e d   pa p e r  wi t h  so y  in k Ad d i t i o n a l  In f o r m a t i o n 16 To w n  of  Va i l    |   CS E  |   10 / 2 / 1 3 • Ap p e n d i x  A:  Bu d g e t  De t a i l • Ap p e n d i x  B:  RO I  Ex p l a n a t i o n   • Ap p e n d i x  C:  Ed i t o r i a l  Ex a m p l e s • Ap p e n d i x  D:  20 1 3  Sp e c t a t o r  Gu i d e Ad d i t i o n a l  do c u m e n t s  at t a c h e d  to  pr e s e n t a t i o n : Ap p e n d i x A : B u d g e t D e t a i l 17 To w n  of  Va i l    |   CS E  |   10 / 2 / 1 3 20 1 3 K E E N V a i l K i d s A d v e n t u r e R a c e B u d g e t Ap p e n d i x  B:  RO I  De t a i l 18 To w n  of  Va i l    |   CS E  |   10 / 2 / 1 3 20 1 3  Va i l  Ki d s  Ad v e n t u r e  Ra c e  RO I Nu m b e r  of  Ev e n t   Pa r t i c i p a n t s :   46 4 Av e r a g e  Nu m b e r  of  pe o p l e  in  gr o u p :  4 To t a l  nu m b e r  of  ev e n t ‐sp e c i f i c  sp e c t a t o r s :  1, 8 5 6 In c r e m e n t a l  Ro o m  Ni g h t s : # of  pa r t i c i p a n t s :  46 4 Pe r c e n t a g e  of  pa r t i c i p a n t s   us i n g  a ho t e l  in  Va i l :  24 % Av e r a g e  ni g h t  st a y  in  Va i l :  3. 9 To t a l  In c r e m e n t a l  Ro o m  Ni g h t s :  43 4 In c r e m e n t a l  Sp e n d i n g :   Es t i m a t e d  to t a l  at t e n d a n c e :  1, 8 5 6 Av e r a g e  am o u n t  sp e n t  pe r  pe r s o n :  $1 2 5 Nu m b e r  of  da y s  in  Va i l :  3 Su b t o t a l  sp e n t  on  ev e n t  da y s :  $6 9 6 , 0 0 0 Av e r a g e  lo d g i n g  pr i c e  pe r  ni g h t :  $1 7 5 In c r e m e n t a l  ro o m  ni g h t s :  43 4 Su b t o t a l  sp e n t  on  lo d g i n g :  $7 5 , 9 5 0 To t a l  Es t i m a t e d  In c r e m e n t a l  Sp e n d i n g :  $7 7 1 , 9 5 0 To w n  of  Va i l  RO I To w n  of  Va i l  CS E  In v e s t m e n t :  $2 5 , 0 0 0 In c r e m e n t a l  Sp e n d i n g   Ge n e r a t e d :  $771,950 TO V  Sa l e s  Ta x  (4 % ) :  $3 0 , 8 7 8 TO V  Lo d g i n g  Ta x  (1 . 4 % ) :  $1 , 0 6 3 . 3 0 To t a l  TO V  ta x  in c o m e :  $3 1 , 9 4 1 . 3 0 TO V  Re t u r n  on  In v e s t m e n t :  1. 2 5  to 1 Ap p e n d i x  C:  20 1 3  Ed i t o r i a l  Ex a m p l e s 19 To w n  of  Va i l    |   CS E  |   10 / 2 / 1 3 Ap p e n d i x  D:  20 1 3  Sp e c t a t o r  Gu i d e  Ex a m p l e 20 To w n  of  Va i l    |   CS E  |   10 / 2 / 1 3