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HomeMy WebLinkAbout6.d. 2016 DRAFT RFP Att C Marketing ChecklistMa r k e t i n g C h e c k l i s t : 2 0 1 6 S p e c i a l E v e n t s Su b m i t t o T o w n o f V a i l E v e n t L i a i s o n C o n s u l t a n t . L a u r a W a n i u k - l w a n i u k @ v a i l g o v . c o m , 9 7 0 - 4 7 7 - 3 4 1 7 Ev e n t N a m e : Ev e n t S t a r t D a t e : Ev e n t D a t e S p a n , i f a p p l i c a b l e : Ev e n t T i e r : (a s d e s i g n a t e d i n y o u r a g r e e m e n t ) 0 It e m M a r k e t i n g A c t i o n I t e m # o f D a y s t o E v e n t D e a d l i n e T i e r R e q u i r em e n t N o t e s 1 Ev e n t P r o d u c e r a n d / o r M a r k e t i n g C o o r d i n a t o r a g r e e s t o a t t e n d th e V a i l B r a n d S u m m i t Da t e T B D - Sp r i n g 2 0 1 5 A, B , C , I V 2 Pr o d u c e r t o p r o v i d e m a r k e t i n g l i a i s o n r e p r e s e n t a t i v e c o n t a c t in f o m a t i o n f o r C S E / V L M D A C c o n t a c t s ( N a m e , E m a i l , P h o n e ) si g n i n g 01 / 0 0 / 0 0 A, B , C , I V 3 TO V C S E E v e n t L i a i s o n p r o v i d e s p r o d u c e r b r a n d b r i e f i n g / m t g an d p r o d u c e r d e m o n s t r a t e s a n u n d e r s t a n d i n g o f V a i l B r a n d Gu i d e l i n e s 90 #N U M ! A, B , C , I V 4 Pr o d u c e r t o p r o v i d e e v e n t b r a n d c r e a t i v e s t r a t e g y - b a s i c l o o k an d f e e l o f c r e a t i v e m a t e r i a l s 90 #N U M ! A, B , C , I V 5 Pr o d u c e r p r o v i d e s e v e n t s y n o p s i s , c o m m u n i c a t i o n s p l a n a n d pr e s s r e l e a s e f o r a p p r o v a l . 45 #N U M ! B 6 Pr o d u c e r p r o v i d e s d e t a i l e d e v e n t m a r k e t i n g b u d g e t , e v e n t ma r k e t i n g s t r a t e g i e s f o r t a r g e t m a r k e t a n d c h a n n e l s , m a r k e t i n g go a l s a n d c r e a t i v e s t r a t e g i e s 30 #N U M ! A, B , C , I V 7 Ap p r o p r i a t e c a l e n d a r c o m m u n i c a t i o n a n d i n t e g r a t i o n , i n c l u d e s we l c o m e c e n t e r , b u s s h e l t e r s , v a i l . c o m , v a i l d a i l y . c o m , v a i l - ca l e n d a r . c o m , v a i l g o v . c o m , e t c , T o V , V a i l M o u n t a i n t i c k e t s a l e s , cr e a t e F A Q s h e e t 30 #N U M ! A, B , C , I V 8 Pr o d u c e r t o p r o v i d e c o m m u n i t y e n g a g e m e n t p l a n a n d in t e g r a t i o n , m a y i n c l u d e m e r c h a n t m e e t i n g s a n d p r o m o t i o n s , we l c o m e c e n t e r b r i e f i n g , r a c k c a r d s a n d o t h e r o u t r e a c h 21 #N U M ! B Pl e a s e c o m p l e t e c e l l s i n y e l l o w t o a u t o - p o p u l a t e d a t e s . Ag r e e m e n t S i g n e d D a t e : M M / D D / Y Y Y Y Ev e n t S t a r t D a t e : M M / D D / Y Y Y Y Nu m b e r o f d a y s b e t w e e n c o n t r a c t s i g n i n g & e v e n t : 0 Th e M a r k e t i n g C h e c k l i s t i s d e s i g n e d t o f a c i l i t a t e c o m m u n i c a t i o n p r i o r t o e x e c u t i o n . C o m p l e t i o n o f t h e a c t i o n i t e m s i s *R E Q U I R E D * as p a r t o f t h e C S E f u n d i n g a g r e e m e n t . *ALL* ma r k e t i n g m a t e r i a l s c o n t a i n i n g t h e T o w n o f V a i l l o g o MU S T B E S U B M I T T E D F O R R E V I E W P R I O R T O R E L E A S E O R P R I N T . T h i s i n c l u d e s , b u t i s n o t l i m i t e d t o : a d v e r t i s e m e n t s , ba n n e r s , w e b s i t e s , f a c e b o o k p a g e s , p o s t e r s , p r o g r a m g u i d e s o r e ma i l n e w s l e t t e r s . I f e v e n t m a t e r i a l s a r e r e l e a s e d o r p r i n t e d w i t h o u t T O V a p p r o v a l, y o u r f i n a l f u n d i n g p a y m e n t m a y be i m p a c t e d . D e a d l i n e d a t e s h a v e b e e n d e s i g n a t e d s o a s t o i n s u r e a d e q u a t e t i m e f o r r e v i e w a n d p r o d u c t i o n o f y o u r m a t e r i a l s , s h ou l d a n y c h a n g e s b e r e q u e s t e d . Pl e a s e c o m p l e t e a l l c e l l s c o l o r e d y e l l o w t o i n i t i a t e " a u t o f i l l " f o t h e d e a d l i n e d a t e s . CS E 2 0 1 6 R F P : 0 8 / 1 4 / 2 0 1 5 Marketing Checklist