Loading...
HomeMy WebLinkAbout5. 2018 CRC Funding RFP Example3201095 VAIL COMMISSION ON SPECIAL EVENTS ­ 2018 EVENT/PROGRAM FUNDING APPLICATION : Please complete form below and attach documents as requir ed. Only applications submitted through this website will be accepted. Please select  th e even t cat eg o ry fo r your RFP : CRC Are yo u  a first time submitter fo r th e Town o f Vail Co mmission o n Sp ecial Even t s fu ndin g p ro g ram? : Yes Name of even t  : Barkathon Festival Select th e amount o f time you are requestin g  to p resen t your RF P to th e CSE on  Wednesd ay, Oct o b er 11. T h e amoun t o f time selected  is n o t guaranteed. The CSE will review an d d etermine final timin g  for in terviews. : 15 minutes Pro posed Event Start Date : 2018­06­16 Pro posed Event En d Date : 2018­06­17 Are yo u r event dates set or co u ld t h ey chan g ed? : Event dates are flexible and can be changed Amo unt o f fu n d in g  requested : $10,000 Name of p erso n  co mpleting th e app lication : Laura Waniuk Title o f perso n co mpleting th e ap p lication : Event Liaison Specialist Mailing address (wh ere fu ndin g ch ecks will be sen t) : 75 S. F rontage Road, Vail, CO 81657 Telep h o ne n umb er : 7602163075 E­Mail address : lwaniuk@vailgov.com Event an d /or Org anizatio n Web site : vailgov.com Number of years org anizatio n h as been  in  b u siness : 50 Organization's Mission Statement : Dogs are awesome and so are you. Organization's Tax Status : For Profit If ap plicable, please attach  curren t  Stat e Dep artmen t of Reven u e Certificate wit h  this applicatio n. : Does th e even t o r program benefit a charity? : Yes If yes, p lease name the b eneficiary : Eagle County Humane Society EVENT DESCRIPTION : Is th is a n ew o r existin g even t in  Vail? : New Please provid e a detailed d escriptio n  of the event an d  its activities. : Lots of dogs, lots of barking. Fun run, pet expo, costume contests, mini dock dogs, small dog races, ball fetch contest, disc catching competition, obstacle course. Please list the specific ven u es that you  plan to utilize, in clu d ing  dates an d times, and  wh eth er or not you have co n t acted th em t o  con firm availab ility. The Event Produ cer is resp o nsib le fo r booking an d securing  any necessary ven u es. : Golden Peak ­ 06/16/2018 ­ 06/17/2018 ­ have not confir med with Vail Mountain yet. If an y of the event takes p lace outsid e of the Town  of Vail, please exp lain where the event will take place and why. : N/A Wh ich of these environmental practices will you commit t o  execu tin g at your even t? : Zero Hero Purchase Carbon Credits Use of Voltz Wagon Compostable Encourage public transport No plastic bags Recyclable Materials Please describ e yo u r commitment to en vironmental sustainab ility and  detail measures that will be t aken durin g  you r event to en su re minimal en vironmental imp act and sustain ab le event practices. : Dogs are natural, they help with composting. We will provide compostable poop bags. We will also encourage use of re­ usable water bottles and bowls. EVENT PARTICIPANTS : Number of p articipants (athletes, artists, exhibitors, etc.) an ticipated : 250 Number of vo lun teers n eeded : 50 Number of even t staff : 10 Total n umb er of spectators/att en d ees an ticip ated and est imate : 1,000 % Local p articipants : 50 % In ­state participants : 40 % Ou t o f  state particip an ts : 9 % In ternation al p articipan ts : 1 SCORECARD CRITERIA QUESTIONS : CRC ­ Bran d  Fit: How does th e even t build or sup p o rt th e Vail Bran d ? : Dogs are a key part of living in the valley and this will bring the dog community together. The dog community is active and appr eciates the Vail lifestyle and brand. They live it! CRC ­ Even t Timing: Ho w is it the right even t  at the right time? : The event takes place the weekend after GoPro Mountain Games. It will be a great opportunity to draw people into and through the village. CRC ­ Demog raph ic: Ho w will the even t  optimize visitor mix? (ag e, inco me, demographic targets per research  data) : It's going to be a diverse group of locals and Front Rangers. Families, Active Professionals and Boomers too. CRC ­ Co mmunity Enrich ment: What is the lastin g  co mmu nity invo lvemen t  opp o rtunity and/or lasting commun ity ben efit of the even t ? : We will hold a dog adoption event and then hold reunion events in the future. CRC ­ Gro wth  Po ten tial: How will the event deliver fresh co nten t? Ho w will th e even t pro vid e an atmosph ere of fun? : Add more dogs from other states. CRC ­ Marketing St reng th: What is the marketin g  reach fo r th e event? How will the event leverag e media exposure an d sp onsorship ? : Dogs will wear marketing sandwich boards. CRC ­ Prod u cer Qu alifications: Exp lain the event p rod u cer’s q u alit y, kn o wled ge an d resources to sustain and gro w th e event. : I'm pretty great. EVENT ECONOMIC IMPACT : Potential ben efits to  the To wn of Vail ­ Estimate numb er of room n ights for yo ur event o r pro gram. : 100 Explanation of ho w yo u will direct p rosp ective attendees to  boo k lo dgin g within the Town of Vail an d a descriptio n o f how you will track the n umb er of lodging n igh ts generated . : I will provide a link to a travel agent on my website. Potential ben efits to  the To wn of Vail ­ Estimate in creased  spend ing generate by your even t or program. : $25,000 Potential ben efits to  the To wn of Vail ­ Wh at estimated return on investmen t (ROI) in  dollars should the Town  of Vail expect? : $75,000 BUDGET : Provide a complete and detailed event budget proposal, including anticipated revenues and expenses. a. Explain how you intend to allocate funds to marketing efforts. b. Be sure that you factor in any expenses that may be incurred as requirements of the Town of Vail’s Special Event Permit. Please up load th e even t b udget worksheet here. : Wh at percentag e % o f th e total event bud g et is th e CSE b eing  asked t o  fund? : 10 Wh at dollar $ amo unt of the to tal even t budg et is th e CSE being asked to fu nd? : $10,000 Describ e how yo u  will use the f u n ds requ ested from the CSE. : I will spend them on dog clothes and leashes. Also marketing. Shou ld th e CSE decide n ot to su p port th is event, will it still o ccur? : Yes If the event will st ill o ccur, wh at  wo u ld be the differen ce in the event if it is not fund ed  at yo u r fu ll req u est? : T here will be fewer dogs and I'll hold it in Dotsero. Wh at is th e d o llar $ amoun t o f  spon so rsh ips from o ther so u rces reflected  in the event b u d get? : $500 Wh at percentag e % o f th e total event revenue d o yo u exp ect t h e even t itself to generate? (i.e. ticket sales, merchandise, fo od an d alcoho l sales, etc.) : 25 Do you intend to  ho st th e event o r pro gram in Vail beyo n d 2018? : YES How many years beyond  2018? : 4+ Do you anticip ate req uesting  funding from the CSE for 2019? : Yes How much d o yo u an ticipate req u esting fo r your 2019 event? : $15,000 Please explain  ho w the event or p ro g ram will grow or evolve an d  indicate how the fun d s will be sp ent. : I will invite more people and focus marketing to the Front Range. MARKETING : Please up load your even t marketin g  plan an d indicat e how the b udget will supp o rt the plan , include strategy an d execu tion details. : Please list yo u r confirmed  sp o nsors an d  explain  the p o t en tial fo r sponso rships. : Bark Box, Klean Kanteen, Greenies, State Farm, Toyota. Still working on a beverage sponsor. Please att ach  you r sponso rship p resen tatio n . : Detail activation opportu nities to p ro mote yo u r event o r pro g ram. (Definition of Activat ion: Create an expanded  presence th rou g hout the community and  stimulate the part icip ation of the merchants, restaurants an d  b ars, and  lo dges.) : Hold a dog parade through Vail Village and/or Lionshead. Please list n ame, telep h one n umb er and email addresses o f your PR an d  marketing co ntacts. : Kristin Yantis ­ 555­444­1234 REQUEST FOR IN­KIND SERVICES AND/OR RELIEF FROM FACILITY RENTAL FEES FROM THE TOWN OF VAIL : This form does not guar antee approval of requested listed facilities or services. This is your ONLY opportunity to apply for 2018 in­kind servies or use of facilities, no other  requests will be accepted. Are yo u  requestin g  in kind services or facility rental fee relief? : Yes Wh ich facility are yo u requ esting? : Athletic F ields Facility Requ est St art Date : 2017­06­15 Facility Requ est End Date : 2017­05­18 Please describ e p ropo sed  u se. If even t req u ires more than one date, pro vide detailed exp lan ation with f u rther d ates. : We would like to hold registration at the Athletic Fields and have the final award cer emony there. REQUIRED ATTACHMENTS : Letter o r email confirmation from Vail Recreation District for u se of VRD facilities. : Referen ces an d /or referrals fro m oth er commun ities are required if yo u d o  n o t have a prio r history o f pro ducin g even ts in  Vail. : Organization ro sters n aming all officers, board o f directors an d  respective positions as relevan t  : Please address any questions via email to Laur a Waniuk. Questions will ONLY be accepted over email to: lwaniuk@vailgov.com Monday, August 28: Questions about the RFP are due via email. Friday, September 1: Submitted questions and answers will be emailed to applicants. Qualifying applications will be reviewed by the CSE at a special meeting on Wednesday, October 11, 2017. Final funding allocations will be determined by the CSE at a special meeting on Wednesday, October  18, 2017. Applicants will be notified of their  status following the Vail Town Council’s review of the CSE’s decisions after Wednesday, November 7, 2017. Lin ked App Pro file : Created by : lwaniuk@vailgov.com Record ID # : 3201095 Last change : 2017­06­05T22:42:05+0000